Organiza reuniones con éxito
Una reunión es en muchos casos el remate de un gran trabajo de preparación de ofertas, de proyectos o de negociaciones. Para lograr el éxito, has de conseguir transmitir ese gran contenido que has preparado para que sea valorado correctamente. Para ello, es importante que tus interlocutores estén en actitud de percibir de forma positiva tu trabajo o propuesta. Estos son algunos aspectos que has de tener en cuenta para organizar una buena reunión:
Evita los sitios públicos: Salvo para cuestiones informales, celebrar una reunión de trabajo en un lugar público es arriesgado, puesto que no tienes control sobre tu entorno. Puede que no haya sitio, o que la mesa disponible esté mal ubicada o al lado de vecinos ruidosos, que pueden dar al traste con esa gran impresión que quieres causar.
Convoca la reunión con antelación suficiente: Dependiendo de las costumbres y agendas de tus interlocutores, y sobre todo si han de viajar para asistir a la reunión, es importante convocar con antelación. Si prevés que son personas muy ocupadas o con disponibilidad baja, propón un par de alternativas de fechas y horas distintas para facilitar la asistencia.
Marca a una hora exacta de comienzo y una duración determinada: Si no conoces suficiente bien a tus interlocutores, evita franjas de horas como “de 9:30 a 10:00” Puede que unos tengáis que esperar a unos a otros más de media hora, lo que genera impaciencia y frustración. Para interlocutores muy ocupados, es importante establecer una duración prevista que les permita organizar el resto de su jornada. En tu caso, se previsor con tu agenda después, y prevé que la reunión pueda alargarse para no tener que levantarte en el momento más interesante.
Convoca en una ubicación fácil: Si es posible, celébralo en un lugar sencillo de localizar. Si es necesario, facilita a los asistentes indicaciones de cómo llegar al lugar de la reunión. Cómo y dónde aparcar, transportes públicos, etc. Las dificultades en la localización generan nervios, retrasos, enfados…
Elige un espacio apropiado al número de asistentes: Concreta el número de asistentes de cada una de las partes implicadas y prevé un espacio suficiente para que pueda desarrollarse con comodidad. Para determinar el espacio ideal, hay que tener en cuenta que documentación y equipos se van a manejar. Si simplemente es tomar notas o se van a entregar y manejar distintos dossieres de documentación requieren espacios distintos. Si el lugar es demasiado pequeño, se generar incomodidades y si es demasiado grande, la atención se dispersa.
Llega con antelación: Llegar más tarde que los demás excusándose y preparar la documentación conforme te esperan no es un buen comienzo. Has de “hacerte con el entorno” como propio, conocer el espacio, elegir tu situación y la de los demás interlocutores, saber dónde se encuentra la climatización, iluminación, preparar la documentación, etc. Si vas a utilizar proyectores o pantallas de datos para realizar presentaciones, aprende su manejo y comprueba que tu presentación funciona correctamente